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公司运营中最容易出现问题的环节

(2020-02-13) 环球财经

作为公司内部审计人员,要在工作中不断观察与总结,对内部控制、关键控制点多为关注,找出存在风险之处,对于审计判断及审计工作都非常有用。以下在审计过程中总结发现的,实际工作中经常出现问题的环节例子:

例 3-1 权力过于集中部门或人员。

集团公司整体运营过程中,权力过于集中的部门或人员,均可能存在较大的风险,也是最容易出现问题的地方。如销售、采购、工程、招聘等业务;或又由于业务人员过少,内控缺失,权限集中,加上制度不完善,监督管理不到位,导致经办人员业务量集中,权力过大等。这类管理环节最容易出现问题,任何一个企业组织都是审计重点。  

例 3-2沟通不畅环节或文件资料。

集团公司,特别跨国企业,往往存在多种语言、文化汇合的情况,往往出现如上级讲外语,下级讲中文等。可能存在语言表达上、请示文件上风险,主要问题是在沟通相关的文件时有意转移事件本相,欺瞒上级,以达到不可告人之目的。还有某些是利用领导信任、审核的错漏、语言词句的误导,形成已审批文件,以达到内外勾结、谋取私利,损害公司利益的目的。如请示文件中附件不齐全,或更改附件;文字中隐藏其他内容;用小字体另外注明请示内容,通过上级不通中文,以达欺骗的领导目的等。内审要重视。  

例 3-3公司兼并、合资、合作交接时。

风险产生于变化中,变化越大,风险越大。特别是在公司兼并、合资、合作时,就是风险最大的时候。曾经有过这样的一个案例,某一个公司在合资时,存在一个多亿的预付款,在没有施工、无验收、无相关依据结算的的情况下,会计转帐入固定资产;预付帐款无收货、无实物,凭一纸无签章证明入固定资产帐目。此项业务存在侵占公司资产,内外勾结私吞资产的可能,属于严重的风险环节。 

例 3-4单个项目、设备、系统最昂贵的部位。

根据以往经验,单个项目、设备、系统最昂贵的部位,最容易出现问题。在审计实务中发现的问题,设备项目要么是厂家不对,要么数量不对,材质不对,规格不符等;整个系统中最昂贵设备,如设备中的核心金属部份等,此类重点资产,是资产中的核心部件,价值最高,如果存在问题,则最容易造成资产的损失。  

例 3-5长期亏损、或者稍有微利的组织单位。

集团下属各分公司、机构、办事处、仓库等,长期亏损或稍的微利的单位,在实际工作中,此类组织管理人员利用管理层对他们的疏忽管理,他们会转移利润,高利润转为低利润,有利润转为无利润,造成年年亏损或微利状态,以达到个人非法目的。值得重点关注。  

例 3-6业务操作交接处。

环环相扣的地方,如一人操作结束而在另一个操作开始的地方,部门与部门之间、车间与车间之间等。存在责任不清,衔接不畅的问题。如产品交接点、物品调配处等,均是风险较高,容易出现问题的地方。  

例 3-7 更改容易且技术性强的业务。

及时且易于采取纠正行动的地方,检查发现后就能及时改正。如系统数据的更改,但通过权限又能及时改回原状。

例 3-8长期没有关注的地方或环节,为纠正行动留下时间的地方;

如企业工会、饭堂、副产品、福利费开支等,因为涉及到员工利益,一般人无法查收或不重视,认为都是发给工人,无需进行检查与核对;饭堂物料的采购、领用都有时效性,就算你第二天核查,也是时过景迁,无法了解当时发生的事实,当事人可以有时间更改物资数据,从而给舞弊留下操作空间。  

例 3-9 残次品处理也是肥缺。

一项已完成的任务或纠正错误活动完成之后,收拾战场也是创收之源;如销售旧物资、次产品等,通过内外勾结更改或更换标的物,从而达到以好充次的方式,低价出售给串通人员等。  

例 3-10资源、资产的责任关系发生变化的地方。

如人员、财务、资产等,具体的如设备交接过程、物资转移过程、均有可能出现问题。

例 3-11变化就有风险。

新制度、新系统、新项目、新设备、新流程、新产品等在实际操作实施过程时,都存在较大的风险;如存在制度跟不上、培训未充分、流程未完善、内控未键全、管理不到位等,均是风险源生地。记住:只要有变化就有可能存在风险。  

例 3-12责任方交界点

如并购业务、跨国合作业务;各公司大门口、货物交接点、地磅过磅、人员交接手续等。任何作业,有变化,有交接,有变更就有风险。

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